Guide
B2B- ordrehåndtering.
Kundespesifikke priser, kreditt og kundeportal – og hvorfor e-post og Excel til slutt knekker.
B2B-ordrehåndtering er prosessen fra en bedriftskunde legger en bestilling til ordren er levert og fakturert. Den skiller seg fra B2C ved kundespesifikke priser, kreditt og faktura, avtalt sortiment og gjentagende bestillinger. De fleste feil oppstår når ordre mottas på e-post og prises manuelt fra Excel – en B2B-kundeportal med felles database fjerner begge deler.
02
Hva skiller B2B-ordre fra B2C?
En B2C-ordre er enkel: listepris, kortbetaling, én leveranse. En B2B-ordre bærer med seg en hel avtale mellom to bedrifter, og det er dette som gjør ordrehåndteringen krevende:
- Kundespesifikke priser og prisgrupper. Hver kunde kan ha egen rabatt, egen prisliste eller et prisnivå. Systemet må vite hvem som er innlogget for å vise riktig pris.
- Kreditt og faktura. B2B-kunder betaler sjelden med kort. De handler på kreditt med avtalt betalingsfrist, og systemet må holde styr på kredittgrense og utestående.
- Avtalt sortiment. Mange kunder skal bare se og bestille varene som ligger i avtalen deres, ikke hele katalogen.
- Gjentagende bestillinger. Den samme ordren legges igjen og igjen. Gjenbestilling fra historikk sparer kunden for tid og deg for feil.
- Godkjenningsflyt. Hos større kunder skal en innkjøper legge ordren og en leder godkjenne den før den sendes.
Håndterer du dette manuelt, blir hver ordre en liten saksbehandling. Håndterer systemet det, blir hver ordre et klikk.
03
Hva en B2B-kundeportal bør ha.
Kundeportalen er stedet der bedriftskunden hjelper seg selv i stedet for å sende e-post. Minimumskravene:
- Innlogging med kundens egne priser. Kunden ser sin pris og sin rabatt på hver vare, ikke listeprisen alle andre ser.
- Avtalt sortiment. Katalogen filtreres til varene kunden faktisk kjøper, gjerne med kundens egne varenumre.
- Ordrehistorikk og gjenbestilling. «Bestill det samme som sist» er den viktigste knappen i hele portalen.
- Fakturaoversikt. Åpne og betalte fakturaer, så regnskapsavdelingen hos kunden slipper å spørre.
- Flere brukere per kunde. Innkjøper, lager og økonomi hos kunden trenger hver sin innlogging, gjerne med ulike rettigheter.
Portalen må henge sammen med ordresystemet og kundekortet i CRM, ellers har du bare flyttet dobbeltarbeidet et annet sted.
04
Vanlige feil i B2B-ordremottak.
- Ordre på e-post og telefon. Noen må lese, tolke og taste inn hver bestilling manuelt. Det koster tid, og hver inntasting er en sjanse for feil vare, feil antall eller feil pris.
- Prislister i Excel. Regnearket lever sitt eget liv: én versjon hos selger, én hos kunden, én på fellesområdet. Når prisen endres, fanger ingen det opp overalt.
- Dobbeltregistrering. Samme ordre tastes først i ordresystemet, så i regnskapet. To systemer som ikke snakker sammen betyr dobbelt arbeid og avvik ved månedsslutt.
- Ingen samlet ordrehistorikk. Når historikken ligger spredt i innbokser, vet ingen hva kunden faktisk kjøpte sist – og gjenbestilling blir gjetning.
Fellesnevneren er at informasjonen bor i hoder, innbokser og regneark i stedet for i ett system. Det fungerer med fem kunder. Det knekker med femti.
05
Ett system, én database.
Løsningen er ikke enda et verktøy oppå de andre, men én felles database der kunde, priser, ordre og lager henger sammen. Da skjer dette automatisk:
- Kunden bestiller i portalen med sine egne priser, og ordren lander i ordresystemet uten inntasting.
- Lageret trekkes i samme øyeblikk, så neste kunde ser riktig lagerstatus.
- Kundekortet oppdateres med ordren, så selger ser hele historikken før neste samtale.
- Faktura følger avtalen – riktig pris, riktig betalingsfrist, uten manuelle rabatt-korrigeringer.
Dette er kjernen i et ERP for små og mellomstore bedrifter: ikke flere integrasjoner mellom systemer, men færre systemer å integrere.
06
Slik kommer du i gang.
- 1. Kartlegg dagens ordremottak. Hvor mange ordre kommer på e-post, telefon og andre kanaler i uken, og hvor lang tid tar hver av dem å registrere?
- 2. Rydd i prisstrukturen. Bestem deg for prisgrupper eller kundespesifikke prislister før du flytter noe som helst inn i et system.
- 3. Start med de ti største kundene. Gi dem portaltilgang først – det er de som bestiller oftest og gir raskest gevinst.
- 4. La e-post være unntaket. Ordre som fortsatt kommer på e-post registreres i samme system, så historikken blir komplett.
Vil du se hva en samlet løsning koster, finner du prisene våre her – uten «kontakt oss for tilbud».
FAQ. 07
Hva er B2B-ordrehåndtering?+
B2B-ordrehåndtering er hele prosessen fra en bedriftskunde legger en bestilling til ordren er plukket, levert og fakturert. Den omfatter kundespesifikke priser, kredittgrenser, ordrebekreftelse, lagertrekk og fakturering. I motsetning til B2C-ordre er B2B-ordre ofte større, gjentagende og knyttet til en avtale mellom to bedrifter.
Hva er forskjellen på B2B- og B2C-ordre?+
B2C-kunder betaler listepris med kort i kassen og handler én gang. B2B-kunder har forhandlede priser eller prisgrupper, betaler på faktura med kredittgrense, bestiller de samme varene igjen og igjen, og har ofte flere personer som skal godkjenne kjøpet. Det stiller helt andre krav til systemet som mottar ordren.
Hva er en B2B-kundeportal?+
En B2B-kundeportal er et innlogget område der bedriftskunden ser sine egne priser, sitt avtalte sortiment, ordrehistorikk og fakturaer, og kan legge nye bestillinger selv. Portalen erstatter ordre på e-post og telefon, og fjerner manuell inntasting hos leverandøren fordi ordren går rett inn i ordresystemet.
Hvordan håndterer man kundespesifikke priser?+
De vanligste modellene er prisgrupper (kunder deles i nivåer med ulik rabatt), kundespesifikke prislister (egne priser per kunde og vare) og avtalerabatter på toppen av listepris. Poenget er at prisen må ligge i systemet, ikke i et regneark – da får kunden alltid riktig pris i portalen, på ordrebekreftelsen og på fakturaen.
Kan B2B-kunder handle i en vanlig nettbutikk?+
Teknisk sett ja, men en vanlig nettbutikk viser samme pris til alle og krever kortbetaling. Da må rabatter og faktura håndteres manuelt i etterkant, og du er like langt. En reell B2B-løsning krever innlogging med kundens priser, fakturabetaling med kredittgrense og mulighet for gjentagende bestillinger.
Hvordan kommer jeg bort fra ordre på e-post?+
Start med de kundene som bestiller oftest: gi dem innlogging i en kundeportal med sine egne priser og sortiment, og la dem gjenbestille fra ordrehistorikken. E-post og telefon kan bestå som unntak, men hovedstrømmen av ordre bør gå gjennom portalen, slik at de registreres uten manuell inntasting.
Finnes det ett system som dekker hele B2B-flyten?+
Ja. Astrove samler nettbutikk, B2B-kundeportal, ordre, CRM og lager i én plattform med felles database. Kundespesifikke priser, kreditt og ordrehistorikk ligger ett sted, så en bestilling i portalen oppdaterer lager og kundekort uten dobbeltregistrering. Se /no/ordre og /no/priser for hva som er inkludert.
Utforsk videre
Start her
La oss prate.
30 minutter. Uforpliktende. Vi lytter, du vurderer, og sier ærlig om vi matcher.
Norskutviklet · EU-data· 0 kr oppstart